Internet - publisering av dokumenter.
1. PUBLISERING AV SAKSDOKUMENTER PÅ INTERNETT
Beskrivelse
Som et ledd i forvaltningens informasjonsstrategi benyttes Internett i økende grad til å publisere saksdokumenter. Som innbygger og bruker av offentlige tjeneste kan du lese sakslisten for et politisk utvalg, søknader, avslag og andre sakspapirer fra en PC hvor du måtte ønske. Dokumenter som er unntatt offentlighet eller som inneholder ”følsomme” personopplysninger eller fødselsnummer kan ikke publiseres.
Målgruppe
Innbyggere og brukere av offentlige tjenester.
Kriterier/vilkår
Det er anledning til å publisere:
- Offentlige journaler (med opplysninger om hvem som har henvendt seg om en bestemt sak)
- Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet og hvor hensynet til personvern ikke taler mot publisering
Dokumenter til og fra offentlige etater, næringsdrivende med mer inneholder sjelden personopplysninger som tilsier at disse ikke kan publiseres på Internett. Dokumenter som omhandler mer private forhold, begrenses av personopplysningsloven når det gjelder hva kommunen kan publisere.
Sensitive personopplysninger (slik som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold) er ofte taushetsbelagte og vil derfor ikke kunne publiseres uten samtykke. Det samme gjelder andre personopplysninger som ikke er taushetsbelagte, men som vil kunne oppfattes som belastende å få offentliggjort.
Dette kan for eksempel gjelder opplysninger om utdannelse og yrkeserfaring. Fødselsnummer kan ikke publiseres på Internett.
Kommunen må foreta en konkret avveining mellom hensynet til offentlighet og personvern før publisering.
Brosjyrer, dokumenter, kart og lignende
Datatilsynet: Personvern i kommune, fylke og stat
Gjeldende lover og regelverk
Klagemulighet
Ved brudd på regelverket kan du klage til kommunen. Du kan også klage til Datatilsynet. Etter personopplysningsloven §49 kan kommunen være erstatningspliktig ved oppstått skade.
2. UNNTATT PUBLISERING
Dokumenter ”unntatt publisering” er dokumenter som ikke er unntatt offentlig i henhold til lovverket, men som vi av ulike årsaker ikke gjør tilgjengelig på Internett.
Hole kommune har ingen plikt til å publisere dokumenter, og har en bevisst holdning til hva som publiseres og hvilke konsekvenser dette kan få for den enkelte.
Følgende dokumenter publiseres ikke på Internett:
- Dokumenter som inneholder personnummer
- Dokumenter som inneholder lønnsopplysninger
- Dokumenter som etter en skjønnsmessig vurdering ikke egner seg på internett pga. for eksempel sjikanerende påstander
- Dokumenter som avsender selv ber om at ikke legges ut
- Ulovlighetssaker iht plan- og bygningsloven
- Tegninger og andre dokumenter som en tredjepart har immaterielle rettigheter til
- Måle- og delesaker publiseres ikke fordi disse i hovedsak omfatter tegninger eller dokumenter med personnummer
- Dokumenter som er del av intern saksforberedelse
3. INNSYN I DOKUMENTER (Dokumentoffentlighet)
3.1 Retten til innsyn
Retten til innsyn er forankret i blant annet:
Offentlighetsloven, lov av 01.01.2009: Enhver har rett til å be om innsyn i dokumentene i en bestemt sak (offl. §3). Retten til innsyn gjelder også for postjournalen.
Visse unntak gjelder imidlertid. Innsyn skal nektes for taushetsbelagte opplysninger (offl. §13) Innsyn kan også nektes for interne dokumenter og for dokumenter som kan unntas pga sitt innhold.
Hole kommune praktiserer meroffentlighet etter offl. §11. Det vil si at dersom et dokument kan unntas fra offentlighet, skal det vurderes om man likevel kan gi helt eller delvis innsyn i dokumentet.
Forvaltningsloven, lov av 10 februar 1967:
Du har rett til å få veiledning i hvilke regler som gjelder for å få en bestemt tjeneste og informasjon om saksbehandlingen.
Hvis du er part i en sak som gjelder et enkeltvedtak, har du en del ekstra rettigheter:
Du har i utgangspunktet rett til å se alle dokumentene i saken (visse begrensninger gjelder). Du skal motta et skriftlig vedtak. Vedtaket skal inneholde en begrunnelse dersom du får helt eller delvis avslag. Hvis saken gjelder fordeling av rettigheter mellom flere søkere (for eksempel barnehageplass), har du rett til å kreve en skriftlig begrunnelse. Du har rett til å klage hvis du får helt eller delvis avslag. Klagen sendes til samme instans som har fattet vedtaket, som skal vurdere saken på ny og sende den visere til klageinstansen.
3.2 Forespørsler om innsyn
Arkivtjenesten er delegert fullmakt til å gi publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglene i offentlighetsloven (offentlig innsyn) og forvaltningsloven (partsinnsyn).
Forespørsler om innsyn skal behandles på følgende måte:
- Den som ber om innsyn i arkiv, skal med hjelp av den offentlige journalen identifisere den saken vedkommende vil ha innsyn i. Vedkommende har rett til innsyn i alle dokumentene i saken
- Arkivtjenesten skal vurdere om dokument det er bedt om innsyn i, inneholder opplysninger som er unntatt fra innsyn etter offentlighetsloven. Dersom dette er tilfelle, må en ta stilling til om en kan gi innsyn i resten av dokumentet, eller om hele dokumentet skal unntas fra innsyn. (Meroffentlighet)
- Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngis med lovhjemmel.
- Du har også klagerett hvis du ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at kommunen har mottatt kravet. Dette regnes da som et avslag.
- Man skal normalt ikke gi innsyn i originaldokumenter. Kopiering av dokumentene skal skje vederlagsfritt.
- Forespørsel om innsyn bør være skriftlig og redegjøre for hvilken sak man vil ha innsyn i. Dersom en person søker om innsyn på vegne av en annen skal det følge med skriftlig fullmakt.
- Forespørsel om innsyn skal registreres i postjournal og arkiveres.
- Forespørsel om innsyn i personopplysninger skal ikke forvaltes av arkivtjenesten. Det er leder for det aktuelle tjeneområdet (behandlingsansvarlig) som skal forvalte innsynet her. Innsynet skal forvaltes i tråd med personopplysningsloven med forskrifter.
3.3 - Postliste – Offentlig journal
Kommunens inngående og utgående post registreres daglig. Inngående post i kommunens sak-/arkivsystem fordeles til saksbehandlere som har ansvar for videre oppfølging og behandling.
Tips en venn
Skriv ut